Er zijn veel ERP-softwaresystemen om uit te kiezen, variërend van:

• De bekende “Tier 1” grote systemen (SAP en Oracle zijn de grootste)
• De zogenaamde “Tier 2” systemen (Exact Globe, Microsoft dynamics) ontworpen voor middelgrote bedrijven
• Kleinere “Tier 3” systemen die minder duur zijn maar wel beperkt zijn in functionaliteit en capaciteit ter ondersteuning van een groot aantal gebruikers

ERP-systemen bestaan nu enkele decennia, men mag dan ook verwachten dat bijna alle ERP-producten ongeveer dezelfde basisfunctionaliteit hebben. Hoe selecteert men dan het systeem dat het beste bij uw onderneming past?

Zoals altijd is het een kwestie van de juiste balans vinden, met name tussen onderstaande drie kwaliteiten:

• Functionaliteit

Past de specifieke functionaliteit die u vandaag nodig heeft, (zoals gedefinieerd in uw definitie van eisen) en is toekomstig benodigde functionaliteit beschikbaar of te integreren met een open interface / application program interface api.

• Gebruiksgemak

Evalueren het ontwerp van de gebruikersinterface in hoe vertrouwd en intuïtief het is – het moet eenvoudig te leren en eenvoudig te gebruiken.

• Ondersteuning

Is de systeemontwikkelaar/softwareleverancier en/of de implementatiepartner betrouwbaar, en sluit de bedrijfscultuur van de partner aan bij uw eigen bedrijfscultuur?

Maak een shortlist

Gezien het feit dat de meeste ERP-systemen de elementaire bedrijfsprocessen goed ondersteunen, is het goed om te kijken welke van de benodigde functionaliteit in uw branche afwijkend en toch goed ondersteund wordt. De meeste ERP-systemen zijn ontworpen of kunnen “geconfigureerd” worden om te voldoen aan de behoeften van een of meerdere branches. Denk hierbij aan de groothandel, retail, productie, transport branche. Dat is dus de slimste manier om op zoek te gaan naar de juiste ERP-leverancier.

Selecteer de leveranciers welke een oplossing hebben voor uw branche of branches, beperk het aantal kandidaten tot maximaal 3-5 stuks.

Proces van selectie van het systeem

Vraag offertes aan bij de leveranciers op uw shortlist. Deel uw lijst met eisen / wensen en alle andere informatie die noodzakelijk is om een goed voorstel te maken. Zorg ervoor dat alle kosten inzichtelijk gemaakt worden, met inbegrip van datamigratie, gebruikerstraining, support-(?) en onderhoudskosten, zodat u de totale realistische eigendomskosten kunt berekenen voor de periode die u heeft opgegeven in uw ROI-analyse. Dus niet met alleen de initiële kosten maar ook de lopende kosten.

Kies voor een directe partner van de softwareleverancier, zij hebben meestal de meeste ervaring met inrichting en configuratie van de software en hebben de beste toegang tot informatie en resources bij de softwareleverancier. Natuurlijk kan u altijd uw eigen leveranciers inschakelen welke u ondersteuning kunnen bieden bij de implementatie.

Bezoeken op locatie

Ben bereid leveranciers op de shortlist een rondleiding te geven zodat zij zich een beeld kunnen vormen van uw onderneming. Waarschijnlijk kunnen zij nog extra aandachtpunten aanbrengen welk anders niet in dit stadium opgemerkt zouden zijn.

Demonstraties

U zult zeker demonstraties willen plannen met de leveranciers van uw shortlist. Een best practise is dat u bepaalt wat gedemonstreerd wordt bij de demo. Stel een lijst (script) op met de belangrijkste functies welke gedemonstreerd moeten worden. Betrek hierbij ook de andere afdelingen,. zodat de afzonderlijke teams een indruk krijgen van de functionaliteit en het gebruikersgemak. Controleer voordat de demo is afgelopen of alle punten aan de orde gekomen zijn.

Controleer de referenties van kleinere softwareleveranciers.

Probeer in contact te komen met gebruikers uit uw branche, en vraag naar het gebruikersgemak en de ondersteuning door de leverancier bij problemen. Vraag ook naar de uitdagingen tijdens de implementatie.

Maak een keuze, onderhandel(en)? over het definitieve contract en maak de planning voor de implementatie

Vergeet niet dat een besluit tot aankoop altijd een kwestie is van prijs, waarde en kans op succes. Check of het voorstel binnen uw budget past en alles levert waarover u wilt kunnen beschikken en wat u nodig heeft. Als de beste oplossing te duur is, zullen de keuzes moeilijker zijn. Let op dat u geen compromissen sluit door belangrijke functionaliteit op te offeren. En bespaar ook niet op implementatiesupport en -training van de gebruikers. Op deze zaken besparen zal de kosten laten oplopen en de voordelen van het ERP-systeem vaak te niet doen.

Nog enkele woorden over de systeemkosten

Let op de totale eigendomskosten over de verwachte tijd dat het systeem ingezet wordt binnen uw onderneming. De verwachting is normaliter dat de kosten van onderhoud en andere diensten tijdens de levenscyclus van het ERPsysteem de initiële kosten zullen overtreffen. Waarbij een cloud / saas oplossing natuurlijk lagere initiële kosten heeft. Het is dus belangrijk om te kijken naar de totale kosten voor een redelijke termijn (meestal 5 tot 7 jaar) voor een billijke vergelijking tussen on-premises en cloud-inzet. Er zijn extra voordelen voor cloud- implementatie, in vergelijking met on-premises, die moeten worden