Stap 2: Draagvlak creëren.
Het is belangrijk dat het hele projectteam (en alle toekomstige gebruikers) begrijpen wat een ERP doet en hoe het de communicatie en samenwerking vergemakkelijkt in de hele organisatie. Zorg ervoor dat algemene ERP-trainingen zeer vroeg in het project gegeven worden (niet specifiek voor een bepaalde ERP-software) gegeven worden.
Ook zijn er vele goede inleidende video’s beschikbaar op YouTube. Case-studies zijn een uitstekende bron van informatie over wat kan worden bereikt met ERP en de eruit voortvloeiende voordelen welke men heeft bij de aanschaf van een modern passend ERP-systeem.
Definitie van eisen en projectplanning
Zodra het hele team op hetzelfde niveau is en dezelfde taal spreekt, kunnen zij een overzicht opstellen van de specifieke doelstellingen van het project in de vorm van een definitie van eisen (benodigde functionaliteit). Gebruik de “huidige staat” en “toekomstige staat”- routekaarten vanaf stap 1 om vast te stellen welke specifieke systeemfuncties nodig zijn in het nieuwe systeem. Dit zal een hulpmiddel zijn (boodschappenlijst) die u kunt gebruiken als je naar de verschillende ERP-softwareproducten kijkt.
Prioriteer de benodigde functies aan de hand van deze 4 categorieën:
Bekijk hoeveel moeite het kost om de niet essentiële onderdelen op te nemen in het project, zodat u een weloverwogen beslissing kan nemen wat wel of niet moet worden opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan geavanceerde planning-software waarbij aanvullende data van belangzijn zoals actuele activiteitenrapportage om de voortgang te bewaken. Waak ervoor dat de “nice to have” functies je niet afleiden van de primaire belangrijke functies welke van belang zijn voor het slagen van het project. U kunt de geavanceerde “nice-to have” functies altijd inplannen voor een vervolg- project.
Als u een beter inzicht heeft van wat moet worden gedaan, kunt u details en verfijningen toevoegen aan uw projectplan en de planning.
Er kan nu ook gestart worden met het toevoegen van details aan de ROI-rechtvaardiging. U zult deze ROI pas kunnen finaliseren nadat u de offertes van de geselecteerde implementatiepartner en de softwareleverancier van het ERP-systeem ontvangen heeft. Wel kunt u al starten met het beschrijven van de toekomstige mogelijkheden van het systeem/ organisatie op basis van uw visie. Vergeet niet om de kosten van het gebruik (cost-of-ownership) voor een bepaalde periode (5 tot 7 jaar is typisch) te berekenen met inbegrip van de kosten van onderhoud en upgrades en/of maandelijkse servicekosten van cloud Software-as-a-Service (SaaS) diensten.