Stap 1: Voorbereidingen
Waarom heeft u een nieuw ERP-systeem nodig?
Het Implementeren van een nieuw ERP-systeem kan een duur en tijdelijk verstorend project zijn van de normale bedrijfsvoering. De eigenaren/bestuurders van het bedrijf zullen zeker willen weten dat er voldoende redenen zijn om de investering te doen. De meeste bedrijven eisen dan ook een return on investment(ROI)-calculatie om de kosten te rechtvaardiging vóór de goedkeuring van een dergelijk project. Dit is uw kans om te documenteren wat de verwachte kosten en de verwachte voordelen van het nieuwe ERP-systeem zullen zijn.
In deze voorbereidingsfase wilt u gewoon een snelle ruwe schatting maken om er zeker van te zijn dat het project de moeite waard is. Meer detail kan en moet worden toegevoegd als u meer informatie ontvangt van uw ERP leverancier en implementatiepartner(s).
Onafhankelijk van gedetailleerde ROI-berekeningen (meer hierover in stap 2 en 3) ontstaat de overweging voor de aanschaf van een nieuw ERP-systeem uit een van onderstaande problemen/behoeftes:
- Uw huidige systeem ondersteunt momenteel of in de nabije toekomst niet uw bedrijfsbehoeften (het systeem ondersteunt niet bij wat je nodig hebt om het werk goed te kunnen doen).
- Uw huidige systeem is lastig; gebruikers klagen dat het langer duurt om het werk te doen met het systeem dan zonder. Een andere aanwijzing kan zijn dat er een wildgroei is aan spreadsheets en handmatige work-arounds.
- U bent niet in staat om te reageren op verzoeken van klanten vanwege beperkingen van het systeem.
- Concurrenten zijn concurrerender dan uw bedrijf omdat ze beter, sneller en flexibeler ERP-systemen hebben.
- Uw systeem is verouderd, onbetrouwbaar, onveilig, of kost teveel om in bedrijf te houden.
Uw team samenstellen
Een ERP-systeem is een bedrijfsbreed informatiesysteem dat door veel medewerkers zal worden gebruikt. Uw projectteam moet vertegenwoordigers bezitten van alle afdelingen van het bedrijf – engineering, materialen, productie, financiën, klantenservice, enz. Het is erg belangrijk dat gebruikers vanaf het begin betrokken worden bij het selecteren en het plannen van de implementatie van het systeem. Dit is de enige manier om draagvlak te creëren voor een succesvol ERP-implementatie project.
Het projectteam zal over een beslisser (bestuurder/eigenaar) met visie, motivatie en conflictoplossend vermogen moeten beschikken. Wanneer het team bijvoorbeeld niet is gemachtigd om wijziging door te voeren van de bedrijfsprocessen. Deelname aan het project team is zelden een full-time baan, behalve misschien voor de projectleider/teamleiders. Specifieke taken zullen worden voltooid door de sub-teams van de verschillende afdeling welke vervolgens weer aan de projectleider rapporteren.
Een strategisch overzicht van het project
Stap 1, de voorbereidingsfase, moet alleen een overzicht bieden van de algemene vorm van uw ERP-selectie en -implementatieproject. Dit geeft de nieuwe en toekomstige leden van het projectteam een inzicht in wat van ze verwacht wordt, over welke periode van tijd. Details worden toegevoegd naarmate het project vordert en u meer input ontvangt van de partners en andere bedrijven die u nodig heeft bij de implementatie van het systeem dat u selecteert.
In de projectplanning staan de doelen en doelstellingen. Naast de financiële voordelen kan men ook beschrijven op welke wijze de organisatie veranderd wordt samen met de medewerkers op het gebied van efficiëntie en effectiviteit. Dit kan zaken beteken als het stroomlijnen van de werkstromen, beter inzicht in de activiteiten, voldoen aan wetgeving, verbeteren samenwerking met relaties/ klanten, mobiel werken, etc.
Dit is ook het moment om eens te kijken naar de huidige systemen, processen, medewerkers en aanwezige data en technologie. Kwalitatief goed projectmanagement houdt in dat de huidige systemen gedocumenteerd worden samen met daarnaast het gewenst eindresultaat na de ERP- implementatie. Het projectteam kan vervolgens een planning maken op welke manier de overgang gerealiseerd gaat worden van het oude naar het nieuwe systeem.
Kijk ook eens goed naar de huidige werkprocessen
Een punt dat vaak verwaarloosd wordt, is het nemen van referentie/ nulmetingen, met zaken als:
- Voorraadniveaus uitgesplitst naar type (grondstoffen, onderhanden werk, gereed product per type)
- Nauwkeurigheid van de voorraadaantallen
- Voltooiing van de productie op tijd
- Productietijd
- Klantserviceniveau’s
- enz
Deze informatie is waardevol om later te kunnen meten wat de verbeteringen door de inzet van het ERP-systeem daadwerkelijk opleveren.
U dient ook de tijd te nemen om uw huidige database te beoordelen op foutieve, verouderde, ontbrekende data en vervolgens te plannen hoeveel gegevens opgeschoond dienen te worden en wat het kost om dit gedaan te krijgen. Houdt er rekening mee dat deze taak opgenomen wordt in de projectplanning.